Dopo aver visto il Business Case e il Benefit plan, un altro documento fondamentale nel project management è il Project Charter.
È la carta costituente del progetto, la sua carta di identità. Viene sviluppato dallo sponsor, che si impegna a promuoverlo e a sostenerlo economicamente e da un project manager (anche se in Italia spesso ciò non avviene).
Nonostante sia uno dei documenti più importanti, molte volte le aziende non lo producono e questo può portare a diversi problemi nella gestione del progetto.
Vediamo perché è importante il project charter:
- Sancisce la nascita ufficiale del progetto
- Concordare gli obiettivi del progetto: vengono indicati i dati fondamentali per il project management team (il gruppo deputato alla gestione del progetto)
- Nominare il Project Manager: una volta nominato il Project Manager avrà la possibilità di valutare tutti i dati necessari per la gestione del progetto
- Rende chiare le motivazioni del progetto: gli attori coinvolti devono sapere il perché del progetto, in questo modo prenderanno le decisioni migliori nel corso del progetto bilanciando i rischi
- Impegnare le risorse umane: una volta firmato il project charter il Project Manager potrà “assumere” le risorse umane necessarie
- Comunicare con gli stakeholder: il documento sarà la base per discutere le loro esigenze, è uno strumento di comunicazione molto importante
- Condividere quanto appreso: utile per costruire un database per i progetti aziendali
- Comprendere quanto il progetto sia allineato agli obiettivi strategici dell’organizzazione
- Tutti gli attori coinvolti “leggeranno la stessa pagina”, ovvero tutti sapranno il perché è stato avviato il progetto comprendendone le opportunità e i benefici attesi.
Al suo interno troveremo:
- L’approccio con cui andremo a gestire il progetto (predittivo, adattivo, ibrido)
- Scopo del progetto e i suoi deliverable principali
- Obiettivi misurabili e criteri di successo
- Requisiti di alto livello
- Descrizione ad alto livello del progetto
- Rischi generali di progetto
- Fasi e Milestone
- Vincoli ed assunti
- Risorse finanziarie approvate
- Principali stakeholder
- Requisiti di approvazione del prodotto o servizio
- Criteri di uscita del progetto
- Nominare il Project Manager
- Sponsor del progetto
Una volta redatto e firmato il project charter, allora possiamo cominciare a pianificare.
Registro degli assunti e dei vincoli
Assieme al project charter verrà redatto il registro degli assunti e dei vincoli.
Un assunto è una ipotesi ritenuta vera fino a prova contraria. All’inizio del progetto (e spesso anche durante) non possiamo essere certi di tutto in quanto non siamo in possesso di tutte le informazioni necessarie.
Non sono altro che ragionamenti ben fondati, ma non certi, che faremo per poter organizzare come procedere.
Esempio:
L’azienda X chiede lo sviluppo di un APP per prenotare i massaggi in diverse SPA sparse per il territorio nazionale. Non è stato specificato tra i requisiti che ci possa essere la possibilità di collegare l’applicazione direttamente alle mappe del navigatore. L’azienda X lo “presume” in base alla sua esperienza o alla logica e lo metterà tra il lavoro da fare.
Ecco che allora registrandoli possiamo monitorarli e nel caso un assunto vada a cadere potrò modificare le stime riguardati quel determinato assunto; in questo modo eviterò l’effetto valanga.
Un vincolo non è altro che un limite come ad esempio il budget, leggi specifiche, ecc
Sia i vincoli che gli assunti devono essere ben chiari al team di progetto, tutti dovranno remare dalla stessa parte.
