Chi è il Project Manager
L’altra sera eravamo a cena a casa di una collega della mia compagna e inevitabilmente, com’è usanza, è arrivata la famigerata domanda: ma tu di che cosa ti occupi?
Chiaramente la mia risposta è stata sono un Project Manager, già sapendo quale sarebbe stata la sua reazione che infatti non tardò ad arrivare: ma dai, sembra interessante, ma alla fine di cosa si tratta?
Bene questa domanda me la sarò sentita fare un centinaio di volte.
Questo accade perché ancora oggi tutti parlano di project management, tutti sono project manager, ma pochi sanno realmente chi è e cosa fa, quali sono i suoi compiti.
In Italia anche chiamato “responsabile di progetto” ha come suo obiettivo essenziale quello di raggiungere gli obiettivi di progetto, assicurando il rispetto dei costi, dei tempi e dell’ambito concordati e soprattutto il raggiungimento della soddisfazione del committente sia esso interno od esterno.
Ma nel concreto?
Nel concreto il project manager:
- È il responsabile della pianificazione del progetto
- Assiste il team e gli stakeholder per tutta la durata del progetto
- Analizza tutti i rischi
- Identifica i livelli di qualità e le metriche per misurarli e ne assicura il rispetto
- Parte attiva nel miglioramento continuo su standard, processi aziendali
- Individua azioni correttivi e azioni preventive
- Verifica che i piani siano corretti e vengano messi in atto
- Deve essere proattivo e non attendista. Ovvero gioca tutto sulla prevenzione dei problemi
- Pianifica tutto il lavoro
- Organizza in modo efficiente ed efficacie le risorse disponibili,
- Monitora e controlla periodicamente il progetto riportando, allo sponsor, al committente o al top management lo stato di avanzamento dei lavori e le stime di conclusione,
- Favorisce la comunicazione tra gli attori del progetto
- Identificare gli stakeholder di progetto
- Selezionare il team di progetto
- Gestisce il team di progetto
- Monitora e controlla i piani di progetto
- Controlla i costi
- E molto molto altro ancora
Ai corsi di formazione spiego sempre che il project manager è come un direttore di un’orchestra:
- deve gestire persone con ruoli diversi
- è responsabile (accountable) del lavoro svolto dai membri
- deve avere una visione olistica
Come il direttore d’orchestra non sa suonare tutti gli strumenti, così il PM non deve saper svolgere ogni ruolo, ma deve conoscere il project management nel dettaglio e il contesto in cui il progetto nasce e si sviluppa.
Il Talent Triangle® del PMI®
Il triangolo del talento indica le tre competenze necessarie per il project manager
Project Management Tecnico: conoscenza, competenza e comportamenti per applicare in modo efficace il project management.
Leadership: Conoscenza, competenza e comportamenti necessari per guidare, motivare e dirigere un team.
Gestione aziendale e strategica: conoscenza ed esperienza del settore in cui l’organizzazione opera. Avere un’ampia panoramica di alto livello dell’organizzazione.
La figura del project manager in italia?
In Italia, il project manager vive una situazione particolare, rispetto ad altri paesi europei.
Se da un lato si legge continuamente sulla carta stampata e non che la professione del Project Manager sarà la professione del futuro e vengono evidenziati continuamente i vantaggi che tale figura professionale porta all’interno delle aziende, dall’altro lato tutti i veri professionisti del settore, concordano che l’Italia è indietro di circa 15-20 anni nell’adozione del project management.
Qual è la causa di questo ritardo?
A mio avviso vi sono diverse cause, le principali sono:
- L’ignoranza
- Luoghi comuni errati
- I personaggi “fai da te”
- I “fuffologi”
- Tessuto industriale restio ai cambiamenti
L’ignoranza
Basta leggersi qualche job description per capirne il motivo. Ne riporto tre:
- il candidato ideale doveva dimostrare di possedere un’ottima conoscenza del software CAD, essere laureato in ingegneria meccanica.
- Il candidato ideale deve possedere un’ottima conoscenza del software GANTT
- Il candidato ideale deve avere un’attitudine al project management (???)
Togliendo il fatto che un’azienda ha il sacrosanto diritto di assumere chi vuole con le caratteristiche che vuole, la prima non cerca un PM cerca un progettista (design) che non ha nulla a che vedere con il ruolo di responsabile di progetto e la seconda non ha la più pallida idea di cosa sia un GANTT. Già questo dovrebbe far pensare. E cosa dire sull’attitudine?
In alcuni siti ho letto che per diventare un project manager bisogna essere laureati in giurisprudenza o in economia e commercio.
Non so dove abbiamo reperito tali informazioni.
Ecco un primo punto per il ritardo, l’ignoranza, il fatto di non sapere di cosa si sta parlando, l’ignoranza di non sapere cosa di cui si necessita.
Luoghi comuni errati
Se già le ricerche di lavoro fanno confusione, all’interno delle aziende vi è una sorta di legge: se sei bravo e competente nel tuo campo allora sarai anche un bravissimo project manager. (questo è un bias cognitivo, l’effetto Halo).
Per finire molti vedono il project manager come un rallentare il lavoro.
Pianificare il lavoro, identificare e gestire i possibili rischi per alcuni senior aziendali è una perdita di tempo, monitorare e controllare non serve a nulla oppure ti dicono sarebbe bello ma non abbiamo il tempo di farlo.
Questi fattori rendono difficoltoso il lavoro di chi ha compreso molto bene cosa sia il project management e all’azienda di migliorare le sue performance.
Un altro luogo comune errato è che il project management è solo “teoria” e mal si sposa con la realtà. Questo è assolutamente vero se non si è in grado di calarlo al contesto specifico, ma per farlo occorrono persone che sappiano quello che stanno facendo.
E arriviamo al prossimo punto
I fai da te
Il project manager fa parte delle figure professionali non regolamentate (legge 4/2013) per cui tutti possono definirsi project manager, anche chi ha letto solo un libro in materia. Ne parlerò in dettaglio in un altro articolo.
Tutti abbiamo iniziato la nostra carriera “fai da te”, poi alcuni si sono letteralmente appassionati e hanno deciso di intraprendere un percorso per arrivare ad una certificazione o credenziale, altri invece continuano ad essere “fai da te”.
Tali personaggi sono come campi minati, dove passano poi è difficile per un altro professionista passare e per l’azienda crescere. Immaginate che un’azienda abbia al suo interno un PM (o un consulente) di tale categoria, probabilmente i vantaggi derivati saranno ingiustificati rispetto alla spesa, per cui il titolare od amministratore rimarranno “scottati”, avranno paura di passare nuovamente in quel percorso.
Penseranno che non hanno le risorse per fare quel salto aziendale, penseranno che il project management non sia utile nel loro settore. Nulla di più sbagliato. L’unico errore è stato quello di affidarsi alla persona sbagliata.
Ed ecco che allora tutti i bravi project manager che hanno studiato, hanno dovuto fare sacrifici sia in termini di tempo che economici, si trovano ad essere sminuiti nella loro professionalità.
Nel frattempo il ritardo rispetto ad altri paesi europei continua a crescere.
I fuffologi
Simili ai “fai da te” ma più subdoli. Sono bravissimi a comunicare, alcuni sono anche davvero carismatici. Propongono sempre soluzioni veloci a qualsiasi problema. Avranno scritto decine di libri su come fare questo o quell’altro e come diventare ricchi in due giorni senza lavorare.
Loro hanno sempre la verità in tasca e quando qualcuno gli fa notare gli errori, il problema non è loro ma del contesto.
Tessuto industriale restio ai cambiamenti
Qui il problema enorme deriva dalla frase “abbiamo sempre fatto così”.
Se vuoi migliorare come azienda questa frase deve sparire.
Non è possibile migliorare senza cambiare e per cambiare ci vuole un progetto e qualcuno che riesca a gestirlo e guarda caso si chiama project manager.
Come migliorare la situazione?
Non credo possa esistere una ricetta unica per cercare di recuperare il gap che ormai si è venuto a creare. Ma qualcosa si può fare:
Formazione
Affinché un progetto raggiunga l’obiettivo il Project Manager deve sapere come gestire un progetto e occorre che anche il team sia formato adeguatamente. Formato su eventuali nuove tecnologie, formato sul project management (in questo modo parleranno la stessa lingua).
Continuo a vedere che i corsi di formazione che vanno per la maggiore riguardano EXCEL, Public Speaking, ecc. Sicuramente saranno importanti, ma non fanno chiudere il gap produttivo all’interno delle aziende e non fanno migliorare le performance.
Mettere da parte l’orgoglio
Ogni qualvolta comincio a collaborare con le aziende, vedo che la figura del project manager è vista con sospetto. Vorrei ricordarvi che i consulenti sono lì per dare una mano, il libero professionista di solito è più aggiornato, più formato nella sua materia, per questo vi è d’aiuto.
Questo modo di pensare deriva dall’orgoglio, “io non ho bisogno di aiuto siamo già bravissimi”. Ci vuole tempo per far cambiare idea alle persone, ma superati i primi scogli allora scopriranno cosa vuol dire lavorare con metodo e i risultati non tarderanno ad arrivare.
Non avere fretta
Ormai ci sono abituato, tutti hanno fretta e tutto vogliono che il lavoro sia fatto in tempo brevissimo. Se domani dovessi applicare il project management ad un’azienda la bloccherei in un batter d’occhio. La trasformazione, il miglioramento deve essere graduale, le persone dovranno abituarsi ed essere formate al nuovo modo di lavoro e questo richiede tempo.
