I concetti chiave del project management sono indispensabili per tutti coloro che vogliano gestire un progetto. Vediamoli assieme
- Ciclo di vita del progetto
- Fase di progetto
- Revisione di fase
- Processi di project management
- I 5 gruppi di processi
- Le 10 area di conoscenza
CICLO DI VITA
Il ciclo di vita è l’insieme di fasi che il progetto attraversa e può essere diverso a seconda dell’approccio che utilizzeremo. Gli approcci possono essere predittivi e adattivi.
Parlando invece di ciclo di vita dello sviluppo del prodotto, servizio o risultato, le tipologie saranno:
- Predittivo
- Iterativo
- Incrementale
- Agile
- Ibrido
PREDITTIVO
È l’approccio tradizionale, pianifico tutto all’inizio, eseguo e alla fine rilascio.
Utilizzato quando tutto il lavoro è prevedibile, i requisiti sono stabili. (esempio in Edilizia)
Il valore del progetto verrà rilasciato solo alla fine del progetto.
ITERATTIVO
Approccio basato sui feedback continui, anche se il lavoro non è stato ancora completato, con il fine del miglioramento costante.
Il miglioramento avviene attraverso prototipi i quali produrranno ulteriori feedback da parte degli stakeholder. Tutte le nuove informazioni create dai feedback verranno integrate nel prototipo successivo, ecc
L’attenzione qui viene posta sull’apprendimento più che sulla velocità dei rilasci.
INCREMENTALE
Qui si rilasciano dei deliverable funzionanti in modo che il cliente possa utilizzarli immediatamente. (rilascio una funzione di un software, poi una seconda e così via)
Caratterizzati da velocità nel rilascio. (Rilasciano velocemente valore per il cliente)
AGILE
Questo approccio sfrutta sia le caratteristiche di quello incrementale e di quello iterattivo.
I rilasci frequenti di componenti funzionanti permettono di ottenere dei feedback, i quali permettono al team di migliorare il prodotto e di scoprire dei requisiti che non erano stati identificati prima, pianificando il resto del progetto.
IBRIDO
Combinazione del ciclo predittivo e del ciclo agile.
Ad esempio devo costruire un albergo, la fase di progettazione potrei eseguirla attraverso un approccio agile, mentre la fase della costruzione con un approccio predittivo.
Starà al team di progetto scegliere l’approccio appropriato in base allo specifico progetto e al contesto.
FASE DI PROGETTO
Una fase di progetto è un insieme di attività del progetto collegate tra loro in modo logico. Possiamo intenderle come un “sottoprogetto” infatti termineranno con il consegnare qualcosa alla fase successiva.
Dividendo il progetto in fasi lo gestiremo in modo più accurato, secondo l’antico motto del “divide et impera”.
E’ importante che le fasi siano caratterizzate da attributi, chiaramente cambieranno a seconda del progetto o dell’azienda:
- Nome: Fattibilità, Pianificazione, Costruzione, ecc
- Numero di fase in cui sarà diviso un progetto: 3, 4, 5 ,9, n…
- La loro durata
- Che risorse necessitano
- GATE (punti di controllo) tra una fase e l’altra
Non vi è una ricetta su quante fasi va diviso un progetto, ma molto genericamente possiamo dire che il numero delle fasi viene definito da:
- Esigenze di gestione
- Caratteristiche dell’azienda
- Maturità nel project management
Cicli di vita del progetto che hanno più fasi consentono di avere una visione più accurata di tutto il lavoro, rispetto a quei progetti con poche fasi al cui interno sono inglobate grosse parti del lavoro da fare.
RELAZIONI
Le fasi sono collegate tra loro da relazioni. Ne troviamo due:
- Sequenziale: una fase non può essere avviata se la precedente non è ancora terminata (step by step)
VANTAGGI: molto semplice da gestire
SVANTAGGI: ciclo troppo lungo e i cambiamenti sono difficoltosi da gestire - Sovrapposizione: una fase può essere avviata anche se quella che la precede non è terminata
VANTAGGI: ciclo di vita molto più veloce
SVANTAGGI: i rischi sono maggiori, più difficile da gestire, il project team deve essere più numeroso
VERIFICA DELLA FASE
Per passare da una fase all’altra devo attraversare un GATE.
Un GATE non è altro che un punto di controllo in cui verifico se vi sono determinate condizioni per accedere alla fase successiva.
Durante questi “decision meeting” il deliverable rilasciato dalla fase, la prestazione e l’avanzamento del progetto, verranno confrontate con:
Da questa verifica prenderemo delle decisioni (GO/NO GO) che chiaramente possono portare a conclusioni diverse:
- Passo alla fase successiva: i requisiti di quella fase sono stati soddisfatti
- Passo alla fase successiva ma con alcune modifiche: alcune criticità emerse possono essere superate
- Il progetto termina: si ritiene non sia fattibile rimuovere le criticità oppure non risulta, ad es. economicamente vantaggioso procedere
- Resto nella fase: i requisiti non sono stati soddisfatti, si metteranno in campo delle azioni correttive per passare alla fase successiva
- Ripeto la fase: se conviene rifare il lavoro piuttosto che correggere
Per ulteriore chiarezza, questi “decision meeting” potrete trovarli scritti anche come
- Phase review
- Phase exit
- Kill point
- Phase entrance
- Decision gates
TIPOLOGIA DI PROCESSI
Alcune definizioni:
PROCESSO: insieme di azioni e attività correlate messe in atto per ottenere un determinato prodotto, risultato o servizio.
PROCESSI DI PROJECT MANAGEMENT: servono per gestire il progetto. (Comuni a tutti i settori produttivi)
PROCESSI ORIENTATI ALLA REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO: sono quei processi orientati alla creazione del prodotto, servizio o risultato. Questi processi variano da industria e industria.
I processi orientati al prodotto sono fondamentali per definire l’ambito del progetto (scope). In quanto andranno a definire tutto il lavoro che dobbiamo fare per consegnare il prodotto, servizio o risultato.
PROCESSI DI SUPPORTO: forniscono il supporto necessario sia a quelli di project management che a quelli di prodotto (es. logistica)
IMPORTANTE!!!!
Ogni processo avrà uno o più INPUT, utilizzerà STRUMENTI e TECNICHE, produrrà uno o più OUTPUT.
PROCESSI DI PROJECT MANAGEMENT (PMbok 6° edizione)
Lo standard del PMI organizza i processi di project management in una matrice dove troviamo:
- in orizzontale 5 gruppi di processo
- in verticale 10 aree di conoscenza
per un totale di 49 processi
Tale matrice la dovete immaginare come la cassetta degli attrezzi del Project Manager
I 5 GRUPPI DI PROCESSI
Raggruppamento logico di processi per la gestione del progetto e per il raggiungimento degli specifici obiettivi di progetto.
AVVIO
Questi processi sono orientati all’autorizzazione di un progetto o di una fase
PIANIFICAZIONE
Processi per definire gli obiettivi del progetto e pianificare le attività necessarie per il loro raggiungimento
ESECUZIONE
Processi utilizzati per eseguire il lavoro per raggiungere gli obiettivi
MONITORAGGIO E CONTROLLO
Processi per misurare e controllare l’avanzamento del progetto, individuare eventuali scostamenti dal piano e mettere in campo le azioni correttive previste e/o correttive
CHIUSURA
Processi per chiudere o concludere in modo ordinato il progetto o una fase.
LE 10 AREE DI CONOSCENZA
Il PMBOK 6 ha catalogato i 49 processi in 10 aree di conoscenza.
Ogni area di conoscenza indica una specifica area di project management caratterizzata da specifici requisiti.
GESTIONE DELL’INTEGRAZIONE
Processi e attività per identificare, definire, combinare, unificare i vari processi e attività di gestione del progetto. (faccio lavorare assieme tutti i vari processi di project management)
GESTIONE DELL’AMBITO
Processi e attività per garantire che il progetto includa tutto il lavoro necessario. Definisce cosa è incluso nel progetto e cosa invece sarà escluso
GESTIONE DELLA SCHEDULAZIONE
Processi necessari per completare il progetto nei tempi previsti
GESTIONE DEI COSTI DI PROGETTO
Processi e attività per pianificare, stimare, allocare e controllare i costi, in modo che il progetto rispetti il budget approvato.
GESTIONE DELLA QUALITA’ DEL PROGETTO
Processi per integrare la politica della qualità dell’organizzazione
GESTIONE DELLE RISORSE DI PROGETTO
Processi per identificare, acquisire e gestire le risorse materiali ed umane, necessarie al progetto
GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI
Processi per pianificare, raccogliere, creare, distribuire tutte le informazioni del progetto
GESTIONE DEI RISCHI
Processi relativi all’identificazione dei rischi, al loro monitoraggio e controllo e alla pianificazione ed implementazione delle possibili risposte
GESTIONE DEGLI APPROVVIOGINAMENTI
Processi per l’acquisizione di prodotti, servizi o risultati da terzi
GESTIONE DEGLI STAKEHOLDER
Processi per identificare gli stakeholder (portatori di interesse), analizzare le loro aspettative, il loro impatto sul progetto, sviluppare strategie appropriate per il loro coinvolgimento.
Tutti questi concetti potrebbero cambiare a seguito dell’uscita della 7° edizione del PMbok. A mio avviso questi rimangono i concetti chiave di project management e tale struttura sarà ancora fondamentale per gestire i progetti in qualsiasi ambito.
E per finire il Tailoring
Non tutti i processi qui esposti dovranno per forza di cose essere utilizzati. Il buon project manager selezionerà quelli più adeguati, dalla nostra casetta degli attrezzi, in base al contesto in cui quel particolare progetto si sviluppa. Proprio come un sarto che cucirà un vestito su misura (TAILORING).
Vi sono processi che vengono eseguiti:
- una volta (come “sviluppare il project charter”) o in punti definiti del progetto,
- secondo necessità (come gli approvvigionamenti)
- di continuo nel corso del progetto (come ad esempio, la gestione della qualità)
