Ancora oggi non è stato ben compreso l’importanza del project management
Il project management è l’applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti alle attività di gestione di un progetto, al fine di soddisfare i requisiti. Mastrofini E. (2018) “Guida alle conoscenze di gestione progetti”. Milano: Franco Angeli.
Da relativamente poco tempo, il project management è finalmente uscito dalla sua terra d’origine;
prima era “confinato” all’interno di aziende molto specifiche, si pensi ad esempio alla industria spaziale, per fortuna oggi ha conquistato anche altri settori. Come mai questo allargamento?
La risposta è molto semplice: se vuoi innovare, se vuoi migliorare allora devi lavorare per progetti e per far questo non puoi non utilizzare la metodologia di project management.
Oggi sempre più aziende lavorano per commesse e ogni commessa creerà un prodotto o risultato diverso e unico, a seconda di quello che chiederà il committente.
È possibile affermare che il benessere di un’azienda o di uno stato derivi dalla capacità di generare e realizzare progetti nel modo più efficace ed efficiente possibile.
Spesso agli incontri informativi che organizzo per far conoscere tale metodologia mi sento dire:
“interessante, ma noi non lavoriamo per commesse”.
Io: quindi voi da anni fate sempre gli stessi prodotti?
“No no creiamo diversi nuovi prodotti per il mercato”
Io: e questi nuovi prodotti, dalla fase di design alla fase pre-produttiva non sono progetti?
“beh si effettivamente”
Queste domande derivano da un preconcetto che trova la sua origine nella frase più pericolosa/dannosa “abbiamo sempre fatto così’” ed ecco almeno in parte il perchè l’importanza del project management non è sempre ben compresa!!
Sarebbe impensabile gestire la creazione di questi nuovi prodotti senza utilizzare le tecniche di project management, molti lo fanno ancora e possiamo vedere tutti i giorni gli effetti di tale scelta; ritardi, quantità non adeguata, commesse che superano il budget prefissato, e potrei andare avanti ancora.
Lavorare per progetti
Insomma lavorare per progetti, ormai non è più per pochi, ma è diventato negli anni uno dei capisaldi delle aziende di successo, delle aziende che innovano, in quanto gran parte della competitività deriva da questo.
Pari passo anche la figura del responsabile del progetto è cambiata nel corso degli anni, ora gli si chiedono specifiche competenze, abilità e soprattutto saper padroneggiare i metodi e gli strumenti del project management.
Molto spesso nella mia attività di consulente vedo project manager “casuali”, ovvero si sono trovati in quel ruolo senza averne capito fino in fondo cosa significa e cosa ancora più importante sono stati messi in quella posizione da qualcuno che ne sa ancora meno.
Nei progetti piccoli potrebbe anche andare bene (in teoria e con molta fortuna), ma mi auguro che tutte le aziende prima o poi si troveranno a che fare con progetti di dimensioni e complessità molto maggiori. In questo caso non sarei così sicuro della buona riuscita del progetto.
Insomma nel project management vi è l’applicazione di regole e metodologie, evitando così di portare avanti un progetto con la fantasia o estro del momento, o dalla presunzione dettata dall’esperienza.
Perché il project manager è importante in un azienda?
SODDISFARE GLI OBIETTIVI AZIENDALI
Per raggiungere gli obiettivi, dobbiamo rilasciare dei deliverable che a loro volta avranno dei requisiti specifici, questi requisiti sono determinati dalle aspettative degli stakeholder. Tali requisiti devono essere identificati correttamente.
Il project management aiuta a definire gli obiettivi, i requisiti e ad identificare chi sono gli stakeholder.
RISPETTARE LE ASPETTATIVE DEGLI STAKEHOLDER
Le aspettative degli stakeholder saranno i requisiti dei deliverable. Molto importante in quanto identificare in maniera errata o superficiale gli stakeholder, non ci permette di individuare i requisiti corretti con il rischio di rilasciare un prodotto, servizi o risultato che non serve a nessuno, con spreco di tempo e di soldi.
ESSERE PREVEDIBILI
Per gestire un progetto necessitiamo di un piano (il piano di project management). Questo piano ci permette di capire per tempo come sta andando il progetto e non aspettare la fine del lavoro.
Abbiamo inoltre altri piani di gestione sussidiari che ci permettono di tenere sotto controllo ciascuna delle 10 aree di conoscenza.
GESTIRE LA SCHEDULAZIONE
Comprende i processi e le attività necessarie a garantire il completamento del progetto nei tempi previsti. Identificare le attività da svolgere, metterle in relazione logica tra loro, stimarne i tempi sono fondamentali per avere una schedulazione, il più accurata possibile. In questo modo avremmo un piano temporale da seguire, una calendarizzazione
RISPONDERE IN MODO RAPIDO AI RISCHI
Tutti i progetti hanno dei rischi (pericoli od opportunità) e con l’area di conoscenza denominata “Gestione dei rischi di progetto” riusciamo ad identificarli, valutarli quantitativamente, qualitativamente e definire delle azioni preventive o correttive.
OTTIMIZZARE LE RISORSE
Vengono definite le risorse necessarie al progetto (interni o esterne all’organizzazione), valutato la loro disponibilità, se ne segue il lavoro per capire se vengono impiegate in modo efficiente.
GESTIONE DEI VINCOLI
Ogni progetto ha dei vincoli, con il project management riusciamo a capire se vengono rispettati
INTERROMPERE UN PROGETTO DESTINATO ALL’INSUCCESSO
Gestire un progetto significa controllare e monitorare continuamente se il contesto iniziale che ha decretato l’avvio del progetto è ancora valido, se i progetti siano ancora allineati agli obiettivi di business dell’organizzazione
AUMENTARE LE POSSIBILITA’ DI SUCCESSO
Gestire un progetto non è mai semplice, ma con una buona cassetta degli attrezzi (vedere matrice) costruita da processi, tecniche e strumenti di project management le possibilità di insuccesso si riducono notevolmente.
GESTIRE IN MODO EFFICACE ED EFFICIENTE IL PROGETTO
Raggiungere l’obiettivo prefissato (Efficacia) utilizzando in modo ottimale le risorse (Efficienza)
Insomma il Project Manager aiuta le azienda a migliorare efficacia e l’efficenza
